رئیس دانشگاه آزاد اسلامی خراسان رضوی و مشهد ، از طراحی و راه اندازی سامانه جامع مدیریت پاسخگویی به دانشجویان و ارباب رجوع ، برای اولین بار در دانشگاه آزاد اسلامی، در روزهای آینده خبر داد.
دکتر مسعود طاهری لاری در گفتگو با روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی خراسان رضوی، با اعلام طراحی و راه اندازی سامانه مدیریت پاسخگویی به دانشجویان و ارباب رجوع برای اولین بار در سطح واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی کشور در واحد مشهد گفت : بکارگیری فناوری اطلاعات، نقش کارساز و مهمی بر عملکرد دانشگاه دارد و به منظور بهره برداری از ظرفیت و قابلیت های مرکز فناوری اطلاعات، این واحد در راستای ماموریت خود در سطح استان خراسان رضوی در شرایط کرونا و پس از آن در شرایط عادی ،تحقق نظام پاسخگویی غیر حضوری و مجازی به دانشجویان و ارباب رجوع و تکریم مخاطب را جزو مهمترین فعالیت های خود می داند .
وی با بیان اینکه طراحی و پیاده سازی این سامانه باعث افزایش سرعت پاسخگویی، دقت، شفافیت، کاهش هزینه، اصلاح ساختار و بهره وری سازمانی می شود ، مشخصات فنی و اجزای سامانه مدیریت پاسخگویی به دانشجو و ارباب رجوع را تشریح کرد و افزود: سیستم ورود به سامانه به صورت یکپارچه طراحی شده است و امکان ورود به سامانه برای کلیه کاربران اعم از دانشجویان و سایر کاربران که سوال یا درخواست راهنمایی دارند وجود دارد.
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی مشهد عنوان کرد: این سامانه شامل چهارسامانه یا زیرسیستم به شرح زیر است که مرحله به مرحله ارائه خواهد شد :
1 - سامانه پاسخگویی صوتی و تصویری آنلاین
2- سامانه تیکتینگ (پاسخگویی از طریق پیام)
3- سامانه نوبت دهی آنلاین برای مراجعات حضوری
4 - سامانه مدیریت فرآیندها (سامانه جریان کار)
وی در خصوص سامانه پاسخگویی صوتی و تصویری آنلاین گفت: این سامانه امکان ارتباط تصویری و صوتی ارباب رجوع با حوزه مربوطه (آموزش، فارغ التحصیلان، امور مالی، دانشکده و ...) را از طریق محیط ادوبکانکت ارائه میکند. یک سیستم نرم افزاری صف انتظار به دانشجو/ارباب رجوع وضعیت صف انتظار را از نظر تعداد افراد صف و مدت زمان تقریبی انتظار نشان میدهد. در هر حوزه، چندین کاربر میتوانند به پاسخگویی مشغول باشند که با اتمام پاسخگویی به هر دانشجو، نفر اول صف به جلسه ارتباطی آن کاربر هدایت میشود. در این سامانه همچنین امکان آپلود یا ارائه مدارک و اسناد توسط دانشجو وجود دارد. جلسه پاسخگویی به طور کامل ضبط میشود تا امکان نظارت و ارزیابی و پیگیری شکایتهای احتمالی وجود داشته باشد. همچنین امکان دریافت بازخورد دانشجو یا مراجعه کننده از نظر میزان رضایت از پاسخ دهنده، پیش بینی شده است.
دکتر طاهری لاری در مورد سامانه پاسخگویی از طریق مبادله پیام عنوان کرد: در شرایطی که دانشجو به هر دلیل، ترجیح بدهد که به صورت آفلاین سؤال یا مشکل خود را مطرح و پیگیری کند (مثلاً به دلیل نداشتن میکروفن یا محیط ادوب کانکت و یا اتصال به سامانه در ساعتهایی از شبانه روز که پاسخگویی آنلاین فعال نیست)، سامانه تیکتینگ به وی امکان میدهد تا سوال خود را از طریق پیام مطرح کند. برای این منظور دانشجو (یا هر فرد دیگری) حوزه مورد نظر را انتخاب و سوال خود را وارد میکند. کاربر حوزه مربوطه در اولین فرصت اقدام متناسب با پیام یا درخواست را انجام میدهد و به پیام پاسخ میدهد و در صورت لزوم، تیکت را به حوزه دیگری ارجاع میدهد که جریان گردش تیکت توسط دانشجو قابل مشاهده و پیگیری است. همچنین در این سامانه کلیه رویدادها (ثبت سوال، اقدام اداری مقتضی، پاسخگویی به تیکت و یا ارجاع آن) همراه با زمان آنها و شناسه/نام کاربر مربوطه ثبت میگردد تا به منظور نظارت بر عملکرد و پیگیری شکایتهای احتمالی قابل استفاده باشد. همچنین در این سامانه نیز امکان دریافت بازخورد دانشجو از نظر میزان رضایت از پاسخ دهنده پیش بینی شده است.
وی با بیان اینکه در مواردی مراجعه دانشجو به حوزه مربوطه در دانشگاه به صورت حضوری اجتناب ناپذیر است از طراحی سامانه نوبت دهی آنلاین برای مراجعات حضوری در این سامانه جامع خبر داد و افزود: در چنین شرایطی برای جلوگیری از ازدحام و به منظور برنامه ریزی و مدیریت وقت ارباب رجوع و حوزه های کاری، سامانه نوبت دهی آنلاین امکان رزرو وقت مراجعه را فراهم میآورد. هر حوزه می تواند روزها و بازه زمانی پاسخگویی حضوری و نیز مدت زمان تقریبی هر پاسخگویی را در سامانه تعریف کند و دانشجویان و سایر ارباب رجوع از طریق سامانه، مناسبترین وقت آزاد را برای مراجعه رزرو می کنند. تأیید رزرو وقت از طریق پیامک به رزروکننده ارسال می شود. در این سامانه هم در هر حوزه بیش از یک کارمند قابل تعریف است و سامانه براساس تعداد کارمندان فعال، وقتهای رزرو را تنظیم و به بازدیدکننده سامانه ارائه میکند.
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی خراسان رضوی در خصوص سامانه جریان کار نیز گفت: این سامانه برای ارائه وضعیت فعلی کار هر دانشجو در هر حوزه طراحی شده است. در این سامانه فرآیندها و مراحل کاری در هر حوزه براساس اعلام حوزه مربوطه تعریف میشود. هر کاربر به موازات انجام کار مرتبط با مرحله مربوط به خود، تغییر وضعیت متناظر با آن را برای دانشجو/فارغ التحصیل در سامانه جریان کار ثبت میکند و وی میتواند در هر لحظه، آخرین وضعیت کار خود را مشاهده و ردیابی کند. در صورت لزوم، سامانه توضیحات پیش فرض و یا توضیح ثبت شده توسط کارمند حوزه مربوطه را به دانشجو نمایش میدهد تا مطلع شود که در مرحله جدید چه اقدامی باید انجام دهد. همچنین هر تغییر وضعیت از طریق پیامک به دانشجو یا فارغ التحصیل ذینفع اطلاع رسانی می شود .
